Os desafios da transformação digital na área contábil

Este artigo discorre sobre a aplicação das tecnologias digitais nos processos contábeis, e tem por objetivo informar ao empresário qual o tipo de serviço contábil que deverá optar para potencializar o crescimento do seu negócio.

Os serviços contábeis são necessários para as empresas cumprirem diversas obrigações e também para gerar informações relevantes para os gestores tomarem decisões administrativas importantes.

Tradicionalmente, os serviços contábeis das empresas são terceirizados para escritórios contábeis pelas seguintes razões principais:

1. eficiência operacional: os escritórios contábeis são estruturas com conhecimento avançado, pessoas, processos e tecnologias prontas para lidar com as necessidades de conformidade normativa das áreas tributária, trabalhista, previdenciária e outras do gênero. Com isso, o contratante do serviço ganha eficiência operacional, pois poderá investir mais tempo nas suas atividades estratégicas;

2. redução de custos: com a terceirização, o contratante deixa de executar diversas tarefas como contratar pessoas, treinar, supervisionar, adquirir equipamentos, acompanhar a legislação, entre outras.

Diante da terceirização do contrato, os contratantes passam a ter papéis distintos. Ainda que o escritório passe a ficar responsável por diversos processos, o empresário contratante terá que municiá-lo das informações necessárias para o cumprimento do contrato.

O fornecimento dessas informações é a chave para que os serviços contábeis possam ser entregues com a qualidade necessária.

Algumas pequenas empresas, normalmente, não conseguem gerar estas informações de forma “digital”. Elas enviam documentos físicos para o escritório contábil que, por sua vez, recebe esses documentos e processa as informações para cumprir as obrigações contratadas.

Esse processo “analógico” é considerado como um retrabalho e de alto custo.

Por outro lado, há empresas que possuem processos gerenciais bem definidos e sistemas que são capazes de exportar eletronicamente as informações que o escritório contábil necessita (digital).

Essa forma de transmissão de informações facilita muito todos os processos contábeis necessários e dá a oportunidade para o contratado prestar um serviço que agrega alto valor gerencial, além de baixar o custo do processo, pois poderá eliminar o retrabalho.

A transformação digital e os novos modelos de negócio contábil

O avanço tecnológico trouxe a oportunidade de eliminar a transmissão das informações entre contador e cliente de forma “analógica” (em papel).

Nesta esteira, surgiram dois modelos de negócios contábeis: a contabilidade online e a contabilidade digital.

A “contabilidade online“, é um modelo pelo qual o próprio empresário insere as informações no sistema oferecido pelo escritório contábil (plataforma).

A partir das informações inseridas, os relatórios legais são produzidos. É uma espécie de modelo “self-service” e de baixo custo, pois o empresário insere as informações por sua conta e risco e, por causa da automatização, o escritório poderá ter uma base de cliente maior.

Neste modelo, há muito pouca interação entre o contador e o empresário cliente e alguns serviços necessários são cobrados à parte.

Quais são as vantagens e desvantagens desse modelo?

As vantagens são: a) baixo custo do contrato mensal e b) possibilidade de uso da plataforma oferecida, que “força” o contratante a ter uma certa organização.

É necessário frisar que esse modelo de negócio somente é eficiente para as empresas muito pequenas, como MEI e microempresas sem funcionários da área de serviços, em razão da pouca demanda e pouca complexidade dos processos contábeis envolvidos.

As desvantagens são:

a) pouca interação com a equipe de atendimento do escritório: como os escritórios que adotam este modelo possuem uma base de clientes muito grande, em muitos casos, não conseguem responder às chamadas dos clientes;

b) dificuldade na operação da plataforma: se o empresário não possuir intimidade com sistemas e assuntos administrativos, terá problemas, vez que uma informação errada vai gerar erro na ponta do processo e não haverá nenhum tipo de revisão. É também uma dificuldade para quem tem pouco tempo para atividades administrativas;

c) falta de atendimento personalizado: você é um número, ponto, e, se precisar de alguma demanda um pouco fora do padrão, esquece, vai sofrer;

d) custos extras: o contrato é como um um plano de telefonia básico, se você precisar da algo um pouquinho a mais do padrão vai ter que pagar por fora;

e) multa contratual: entrar é fácil, você escutará frases como abra sua empresa rápido e sem complicações, com baixo custo, mas se precisar cancelar o contrato vai ter dificuldades para conseguir atendimento e pagará multa pela rescisão.

Veja alguns exemplos de reclamações extraídas do site “Reclame Aqui”:

1. “Estou com vários chamados sem solução e sem suporte. Só recebo respostas automatizadas dizendo pra aguardar e nenhum problema é resolvido. Estou começando a me cansar. ” 

2. “Já é o terceiro boleto que recebo da (…) no valor de 149,00 referente à prestação de serviços contábeis, no entanto desejo saber que serviços são esses, já que nem sequer abrir a empresa a (…) conseguiu, ou seja, após o pagamento desse boleto já terei investido 447,00 na (…) sem retorno algum. Se vocês estão com dificuldades em abrir a empresa aqui em Vila Velha em função de “morosidade” por parte da Prefeitura deveriam informar-me, pois já conversei com empresas de contabilidade aqui da região e elas me garantiram que com 5 dias úteis a minha empresa está funcionado. Da forma que o processo de abertura da minha empresa se encontra hoje estou sentindo-me refém da (…) , visto que vocês não conseguem abrir a empresa, fico pagando boletos sem ter o serviço e caso queira livrar-me dessa situação precisarei pagar multa. Sinceramente não sei o que fazer! Jamais recomendaria a (…) para qualquer pessoa!“

3. “Minha empresa estava recebendo guias geradas ERRADAS pela plataforma da (…), me levou a fazer pagamento errado de 5.000 reais, ao cobrar solução me disseram que eu teria de esperar 360 dias para receber meu dinheiro de volta por culpa TOTALMENTE deles. E EU SÓ DESCOBRI ISSO, PQ EU MESMO ENTREI EM CONTATO em 2 meses com rombo de 5.000 e que segurança eu tenho pra pagar QUALQUER boleto gerado pela plataforma agora? EXIJO um solução melhor e antecipo que já estou buscando acompanhamento jurídico para entender o que posso fazer referente a isso.”

Outro modelo de negócio contábil é a “contabilidade digital“, que é baseado na aplicação intensiva de tecnologias de comunicação e integração de sistemas.

O objetivo deste modelo também é eliminar o retrabalho e processos manuais, porém a forma de atuação é bem distinta:

a) interação cliente x contador:  neste modelo, a relação entre cliente e contador é estreita, com muita disponibilidade de tempo;

b) alta personalização: o ganho de tempo proporcionado pela tecnologia são revertidos em orientações técnicas que proporcionam mais segurança, menos riscos e mais colaboração com as estratégias gerenciais do cliente;

Visto isso, cabe ao empresário analisar o modelo que melhor atende às necessidades do seu negócio.